Vinculada con Aulica

Si tu escuela está vinculada con Aulica

Si tu colegio está vinculado con Aulica, para hacer un traspaso de manera correcta, tenés que realizar los siguientes pasos:

1- Copiar cursos y ciclos:
Esta función copia todos los grupos del año actual para ser utilizados el año próximo. Para saber cómo realizar esto, dirígete a este enlace: Cómo copiar un ciclo.
Recordá que esta sincronización se realiza de un día para otro. Una vez terminado este proceso, los grupos se van a sincronizar en Aulicum y verás en la pantalla de "Grupos" todos los grupos duplicados creados para el próximo año.

Como se puede ver en la imagen, en el grupo del año actual (2024) tenemos a todos los miembros activos del grupo, mientras que en el grupo del año próximo (2025) no hay miembros porque aún no realizamos el traspaso de estudiantes. Esto lo haremos en los siguientes pasos.

2- Desactivar los grupos de Aulicum del próximo año:
Ahora tenés que desactivar los grupos del año próximo (2025). Cuando un usuario es agregado a un grupo nuevo, se le envía un correo y una notificación en la app notificando que fue añadido. Por eso, realizamos la desactivación para evitar que todos los usuarios reciban notificaciones anticipadas mientras realizamos el siguiente paso. La desactivación debe hacerse de forma manual, ya que aún no tenemos una herramienta para hacerlo de manera masiva. Te mostramos acontinuación como desactivar los grupos en Aulicum:

Paso 1: Hacé clic en los tres puntos azules en la esquina superior derecha. Se abrirá un menú desplegable, donde debemos presionar el ícono de lápiz.

Paso 2: Se nos abrirá una pantalla donde debemos desactivar la opción "activar grupo". Esto permite que el grupo se mueva a los grupos desactivados. Al estar desactivado, todas las configuraciones que hagamos dentro del grupo no se van a notificar a los miembros, permitiéndonos configurar correctamente los miembros y responsables.

Paso 3: Si queremos visualizar los grupos desactivados, debemos dirigirnos al ícono de filtro que se encuentra a la izquierda de la barra de búsqueda y destildar la opción "activos".

Paso 4: Aquí veremos en rojo todos los grupos desactivados. Debemos repetir este proceso con todos los grupos del año próximo (2025).

3- Realizar la inscripción masiva en Aulica:
A continuación, tenés que hacer una inscripción masiva desde Aulica. Para saber cómo hacerlo, te dejamos este enlace: Inscripción masiva. Esta herramienta traslada a todos los estudiantes del ciclo actual al próximo, asignándolos a los grupos que corresponden. Todos los miembros se inscriben en los grupos desactivados en Aulicum, lo cual te permite revisar que la configuración sea correcta y asignar nuevamente a los responsables de cada grupo.
Los estudiantes que inscribas para el próximo año en Aulica se actualizarán en los grupos desactivados de Aulicum.

4- Activar y desactivar grupos antes del comienzo escolar:
Al inicio del próximo año, antes del comienzo del ciclo escolar, deberás activar los grupos del nuevo año y desactivar los grupos de años anteriores. Esto asegura que solo los grupos del ciclo actual estén activos y visibles para los usuarios. Para activar un grupo se realizan los siguientes pasos:

Paso 1: Para activar un grupo, debemos dirigirnos a los grupos desactivados, abrir el menú desplegable y tocar el ícono del lápiz.

Paso 2: Tildar el check que dice "activar grupo". Esto moverá el grupo de los desactivados a los grupos activos, notificando a todos los miembros que han sido agregados a un nuevo grupo.

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